L’intégration de la messagerie par courrier électronique est une fonctionnalité puissante de Proxy CRM qui vous permet d’intégrer des prospects à partir de votre adresse électronique. Vous pouvez configurer le redirecteur de messagerie à partir de n’importe quel formulaire que vous utilisez et vous obtiendrez les prospects dans votre CRM.

Cette fonctionnalité est très sensible, alors lisez attentivement cette explication.

Il est recommandé de commencer avec un nouvel e-mail pour cette fonctionnalité qui sera utilisée uniquement pour le transfert d’intégration des prospects. Aucune réponse ne devra être possible à partir de ce compte de messagerie. Les résultats de mails indésirables sont sous votre entière responsabilité.

Accédez à Paramètres-> Prospects-> Intégration email.

Intégration email prospects

Par défaut, cette fonctionnalité sera inactive. Lorsque vous configurez l’intégration de la messagerie électronique, vous pouvez l’activer pour que la tâche de fond (cron) puisse traiter les e-mails, le cas échéant.

  1. Serveur IMAP – Votre serveur de messagerie IMAP par courrier électronique.
  2. Adresse email (Login)
  3. Mot de passe
  4. Cryptage (SSL / TLS / Pas de cryptage)
  5. Supprimer l’e-mail après l’importation – Si vous cochez cette option, l’e-mail sera supprimé après une importation réussie.
  6. Marquer automatiquement comme public – Marque automatiquement ce prospect comme public, les prospects publics sont visibles pour tous les membres du personnel.
  7. Dossier – La valeur par défaut est INBOX – Si vous utilisez Gmail, vous ne pouvez pas choisir ex. Social, forums, mise à jour laisser à INBOX
  8. Vérifier toutes les (minutes) – Le cron vérifiera la présence de nouveaux courriels toutes les X minutes que vous avez configurées ici. Il est recommandé que ce champ soit supérieur à 10 minutes. Ne pas changer durement dans la base de données.
  9. Ne cochez que les courriels non ouverts – Par défaut, la tâche de fond ne vérifie que les courriels non ouverts. Après vérification, cet email comme étant ouvert, la prochaine fois il ne sera pas vérifié. Ceci est utilisé pour éviter de consulter tous les emails à chaque lancement de la tâche de fond. Par exemple, si vous avez 40000 emails, la tâche de fond sera très lente et vous ne serez pas satisfait des résultats. Dans ce cas, si ce champ est coché, tout fonctionnera correctement.
  10. Source par défaut – Après l’importation de la piste, ajoutez une provenance du prospect. Ex. Intégration Email
  11. Statut par défautStatut par défaut à attribuer après l’importation
  12. Responsable de la nouvelle piste – auto assigne la responsabilité de cette piste.
  13. Notifier lorsque le prospect est importé – Souhaitez-vous recevoir une notification lorsqu’un nouveau prospect est importé à partir de l’intégration de messagerie?
  14. Notifier si le responsable envoie plusieurs fois un e-mail – Ceci est utilisé lorsqu’un responsable envoie plusieurs fois un e-mail. Ex. le prospect envoie un courrier électronique et est importé après l’envoi d’un autre courrier électronique, mais le prospect existe déjà dans la base de données. Ainsi, lorsque vous visualisez ce prospect à droite, vous pouvez afficher tous les courriers électroniques de cet envoi. Si cette option est cochée et si Lead envoie plusieurs courriels, vous en serez averti.
    Si le prospect a le statut CLIENT, rien ne se passera et aucun email ne sera enregistré dans la base de données.
  15. Notification – Membres du personnel ayant un rôle ou des membres du personnel spécifiques – Si vous ne sélectionnez aucun membre du personnel ou de rôle, personne ne sera averti, que les champs de notification ci-dessus soient cochés ou non.
    Les administrateurs ne seront pas avertis lorsqu’un prospect est importé d’un courrier électronique s’ils ne sont pas cochés.

Après la configuration, tous les champs ENREGISTRER la configuration du courrier électronique et tester la connexion en cliquant sur le bouton TEST IMAP CONNECTION situé à droite.

Remarques

  • Une fois le prospect importé, le courrier électronique sera configuré pour s’ouvrir.
  • Cette fonctionnalité ne renseigne pas automatiquement les champs de leads, mais uniquement le courrier électronique et le nom sera renseigné automatiquement. Si l’expéditeur a configuré NAME dans le client de messagerie, le champ du nom de l’entête sera automatiquement renseigné. Sinon, l’e-mail sera considéré comme un nom, car les clients l’ajoutent si aucun nom n’est spécifié. Si vous souhaitez que des champs supplémentaires soient renseignés, vous devez formater votre email HTML comme expliqué ici.
  • Définissez lead sur indésirable si le lead importé n’est pas précis afin d’empêcher une double importation. Si vous supprimez la piste et que cette piste envoie à nouveau un courrier électronique, elle sera à nouveau importée. Mieux vaut le mettre en junk.
  • Si vous avez décoché Ne cocher que les courriels non ouverts – tous les courriels seront vérifiés encore et encore, alors que seuls les courriels non cochés seront cochés.
  • Si la fonctionnalité d’intégration de messagerie est définie sur active et que la connexion de la tâche de fond ne peut pas se connecter au serveur IMAP, l’activité sera consignée. Pour vérifier l’activité, allez à Utilitaires -> Journal d’activité et recherchez [CRON] Échec de la connexion à l’intégration du courrier électronique principal IMAP.
  • Si le prospect existe dans Proxy CRM après vérification de l’e-mail et qu’il est associé à un statut indésirable, l’e-mail ne sera pas enregistré dans la base de données et aucune notification ne sera reçue.
  • Si le prospect est déjà ajouté manuellement dans Proxy CRM, vous recevez une notification l’informant de son envoi par e-mail. Le sujet et le corps de l’e-mail sont connectés au profil du responsable.
  • Si des pièces jointes trouvées dans l’e-mail seront automatiquement importées pour ce prospect.

Importer des emails à partir d’une adresse email existante

Si vous ne souhaitez pas utiliser la toute nouvelle adresse électronique pour cette fonctionnalité, vous devez configurer l’intégration de la messagerie électronique de prospects de différentes manières.

  1. Décocher la case Ne cocher que les emails non ouverts
  2. Accédez à Configuration-> Modèles de courrier électronique et désactivez le modèle de courrier électronique ( Nouvelle piste attribuée à un membre du personnel ) pour envoyer une notification lorsque la piste est attribuée.
  3. Si vous avez des courriels ex 1000, décochez tous les paramètres de notification pour empêcher la réception de 1000 notifications dans le CRM.
  4. Laissez le la tâche de fond s’excuterr 1 fois et vérifiez tous les emails. Une fois que toutes les pistes de votre courrier électronique sont importées, revenez aux anciens paramètres mentionnés ci-dessus.

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Thierry

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