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Méthode d’importation automatique IMAP

  • Cette méthode permet d’importer automatiquement les tickets directement en lisant votre email.
  • Si vous souhaitez utiliser cette méthode, vous devez avoir configuré le travail cron.

La t^sche CRON fonctionnera toutes les 5 minutes et vérifiera la présence de nouveaux tickets.

 

REMARQUE: le script vérifie uniquement les courriers électroniques non ouverts pour éviter de vérifier tous les courriers électroniques encore et encore et pour ne pas ralentir le système. Après vérification de l’email, si vous n’avez pas coché supprimer après l’importation, le script marquera automatiquement l’email en tant que READ (LU).

Si vous configurez des adresses e-mail existantes contenant beaucoup d’e-mails, assurez-vous que tous les e-mails sont marqués avec la mention READ (LU) pour empêcher l’importation d’e-mails de spam lors de l’exécution du travail de la tâche cron et pour la première lecture de vos e-mails.


Votre construction PHP nécessite le support IMAP pour que cette méthode fonctionne correctement.

  1. Sur votre serveur de messagerie, créez un compte de messagerie unique pour chaque service de support. Ce courriel doit être complet. L’alias de la boîte de réception n’est pas pris en charge.
  2. Accédez à Configuration-> Support-> Les départements de chaque service ajoutent vos informations d’identification IMAP, cliquez sur tester la connexion IMAP pour vérifier si la connexion est établie et si vos informations d’identification sont correctes.
  3. Suivez les étapes de test mentionnées ci-dessous.

 

Notes d’importation automatique Gmail IMAP

  1. Si vous utilisez un compte google apps, assurez-vous d’avoir bien vérifié votre nom de domaine.
  2. Si vous utilisez un compte google apps, assurez-vous d’activer IMAP.
  3. Si votre connexion est refusée lors du test de la connexion IMAP, vérifiez que le pare-feu de votre serveur ne bloque pas le trafic vers Google.
  4. Assurez-vous d’avoir activé des applications moins sécurisées
  5. Pour le serveur IMAP, essayez imap.gmail.com
  6. Vérifier le cryptage SSL


Pour contrôler / bloquer tous les spams, vous devez visiter Configuration-> Support-> Filtres anti-spam.

 

Test du flux de messagerie

Si vous utilisez la méthode d’importation automatique de tickets IMAP, vous devrez attendre 5 minutes l’exécution du travail de la tâche cron.

Après avoir configuré la tuyauterie, essayez d’envoyer un e-mail test. Si tout va bien, un nouveau ticket sera ouvert dans le CRM. Pendant le test, vous ne devez pas utiliser votre adresse ni celle de votre personnel pour envoyer un message.

Les adresses électroniques du personnel sont uniquement destinées aux réponses aux tickets et vous ne pouvez pas créer de nouveau ticket avec les emails du personnel.

Si un ticket n’est pas créé lors de l’envoi d’un courrier électronique, cochez la case Utilitaires> Journal des tubes de tickets. Si le message a été reçu par Perfex, il sera répertorié ici avec la raison pour laquelle il n’a pas réussi à créer un ticket. Si le message que vous avez envoyé ne figure pas dans la liste, le redirecteur que vous avez configuré précédemment ne fonctionne pas correctement et Proxy CRM ne l’a pas reçu.

Si vous recevez le message d’erreur «Ticket ID Not Found», cela signifie que vous essayez d’ouvrir un ticket de support à partir de l’adresse de messagerie de votre personnel.

Le personnel peut uniquement répondre aux tickets, pas en ouvrir de nouveaux. Soumettez-le à partir de toute autre adresse e-mail et celui-ci sera accepté.

Problèmes connus que vous pouvez rencontrer

Si un courrier électronique n’a pas été redirigé vers le système de tickets, le premier point de référence est Utilitaires> Journal de tuyau de courrier électronique. Cela affiche tous les e-mails traités par le processus de routage des e-mails Proxy CRM et les erreurs éventuelles. Les trois erreurs les plus courantes sont expliquées ci-dessous:

 

ID de ticket introuvable

Cela signifie que vous utilisez une adresse électronique assignée à un membre du personnel pour envoyer votre courrier électronique. Le personnel ne peut que répondre aux tickets et ne peut pas ouvrir de nouveaux tickets en envoyant un email aux emails d’assistance.

Si vous souhaitez tester, vous devez envoyer un courrier électronique à partir d’une adresse électronique non affectée à un membre du personnel de Perfex.

 

Seules les réponses autorisées par courrier électronique

Le journal signifie qu’un e-mail a été reçu à l’adresse e-mail du service, mais que le sujet ne contenait pas d’ID de ticket. Si vous avez défini l’option Oui Seules les réponses autorisées par e-mail située dans Configuration -> Paramètres -> Assistance-> E-mail Piping config, l’e-mail est rejeté du système.

Pièce jointe en ligne non incluse dans le corps du ticket

Il n’est pas possible pour nous d’extraire les pièces jointes en ligne du corps de l’e-mail et de les inclure dans un ticket. Seules les pièces jointes normales sont incluses. Les serveurs de messagerie

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Thierry

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