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Il est très important de noter qu’en tant que propriétaire de Proxy CRM / site Web / serveur, vous êtes le contrôleur de données qui traite les informations que vous stockez . Nous pouvons vous proposer diverses fonctionnalités qui aideront votre CRM à se conformer à la loi RGPD, mais c’est votre responsabilité de vous conformer à RGPD . Nous vous recommandons de revoir vos pratiques de confidentialité et de sécurité des données.

Chaque entreprise et chaque entreprise est différente, ce qui peut avoir une incidence sur ce que vous devez faire pour vous conformer au RGPD. Nous vous encourageons à consulter des avocats et d’autres conseillers juridiques afin de déterminer avec précision comment le RGPD pourrait s’appliquer à votre entreprise.

Activer le RGPD dans Proxy CRM

Pour activer les fonctionnalités RGPD dans Proxy CRM, vous devez accéder à Configuration -> RGPD et cliquer sur le bouton Activer RGPD. Toutes les options par défaut seront désactivées, vous pouvez ajuster la configuration RGPD pour répondre à vos besoins.

Le droit d’être informé

Les options RGPD de Proxy CRM vous permettent de définir une politique de confidentialité et les conditions d’utilisation. Pour activer les conditions d’utilisation, cliquez sur l’onglet Droit d’être informé et activez Conditions. Vous pouvez également inclure le lien de la politique de confidentialité dans vos conditions.

  • Activer les conditions d’enregistrement et le portail clients – Avant de s’inscrire, un utilisateur doit accepter vos conditions avant que les données ne soient collectées.
  • Activer les conditions d’utilisation d’un formulaire Web – Si vous utilisez un site Web pour diriger des formulaires , vous pouvez activer la case à cocher des conditions d’utilisation au bas de la page. Dans ce cas, avant que Proxy CRM collecte les données, la personne concernée doit accepter les conditions.
  • Activer les termes et conditions pour le formulaire de ticket – Si vous utilisez des formulaires de ticket intégrés à votre site Web, vous pouvez activer la case à cocher des termes et conditions en bas. Dans ce cas, avant que Proxy CRM collecte les données, la personne concernée doit accepter les termes.
  • Afficher les termes et conditions dans le pied de page de la zone clients – Option supplémentaire permettant d’afficher les termes et conditions dans le pied de page pour tous les utilisateurs de la zone clients (connectés et non connectés)

Le droit d’accès / droit de rectification

La zone clients donne aux contacts clients la possibilité de se connecter et de consulter leurs informations personnelles. En outre, la zone clients fournit un accès pour mettre à jour leurs informations personnelles telles que prénom, nom de famille, adresse email, téléphone, etc.

Ci-dessous, vous pouvez lire pour plus d’options supplémentaires.

Contacts

  • Autoriser le contact principal à afficher / modifier les détails de facturation et d’expédition – la facturation et l’expédition pour les clients sont stockés dans des champs distincts; vous pouvez autoriser le contact principal à mettre à jour ces champs. Notez que la mise à jour des détails de facturation et d’expédition à partir de la zone client n’affectera pas les factures, estimations et avoir déjà créés.
  • Autoriser les contacts à supprimer leurs propres fichiers téléchargés depuis l’espace clients – Si le contact a chargé un eq de fichier sur son profil, des tâches ou un fichier de projet, vous pouvez également autoriser la suppression de ces fichiers.

Provenances

  • Activer le formulaire public pour les leads – Les leads que vous ajoutez dans le système auront une URL unique pour afficher les informations que vous stockez pour eux et ils pourront les mettre à jour lorsqu’ils accéderont à l’URL. Après avoir activé cette option, l’URL publique du lead peut se trouve dans l’onglet lead du RGPD. Le champ de fusion des URL de formulaire public principal sera également disponible dans les modèles de courrier électronique.
  • Afficher les champs personnalisés de prospect dans le formulaire public – Cette option est utilisée si vous avez des champs personnalisés pour les prospects et souhaitez que les champs personnalisés s’affichent dans le formulaire public.

Le droit à l’effacement (connu sous le nom de «droit à l’oubli»)

Les contacts et les clients potentiels peuvent demander à ce que leurs données soient supprimées de Proxy CRM. Cliquez sur l’onglet Droite à oublier pour vérifier toutes les options disponibles.

Contacts

Pour que les contacts demandent la suppression de leurs données, vous devez afficher le lien RGPD dans la zone clients. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur l’onglet Général et définir Afficher le lien RGPD dans la navigation de la zone clients sur Oui.

Une fois le contact connecté à la zone client, le contact peut cliquer sur le lien RGPD et vérifier diverses options.

Provenances

Les responsables peuvent demander la suppression des données via le formulaire de contact public qui doit être activé à partir de l’ onglet Droit d’accès / Droit de rectification .

Demande de déménagement

Si vous recevez une demande de suppression de données, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de suppression par défaut de Proxy CRM pour les prospects, les clients, les contacts et supprimer les données une fois la demande reçue. En outre, vous pouvez suivre toutes les demandes dans l’onglet Le droit d’être oublié, puis cliquer sur Demandes de suppression. Vous pouvez modifier le statut de la demande de suppression en En suspens , Supprimé , Refusé . Il est utilisé à vos propres fins pour connaître les étapes suivies pour cette demande de suppression.

Une fois les données de contact / demande de suppression supprimées, tous les administrateurs recevront un e-mail l’informant qu’il existe une demande de suppression active. Après l’activation de la demande de suppression, vous pouvez vérifier les modèles d’e-mail disponibles dans Configuration-> Modèles d’e-mail.

Le droit à la portabilité des données

Dans Setup-> RGPD-> Le droit à la portabilité des données, vous pouvez choisir diverses options à exporter lorsque contact ou lead utilisent la fonctionnalité d’exportation. Proxy CRM exportera les données au format JSON lisible par l’homme.

Les contacts peuvent exporter des données via l’espace clients et les clients potentiels peuvent exporter des données via le formulaire public. Notez qu’aucune pièce jointe ne sera incluse dans l’exportation.

Le droit de restreindre le traitement

Il n’y a pas d’option spécifique pour ce droit dans Proxy CRM, mais Proxy CRM est déjà compatible avec ce droit et cela peut être réalisé de différentes manières.

Dans Proxy CRM, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

  • Définissez le client / contact sur inactif afin que vous puissiez avoir un indicateur indiquant que ce client a un traitement de données restreint, même lorsqu’un client est défini sur inactif. Un membre du personnel de l’eq ne peut pas créer de facture pour ce client.
  • Créez un champ personnalisé, sélectionnez eq avec un nom: Traitement de données restreint avec l’option 2 Oui et Non, cela vous aidera à savoir que ces données client / contact sont restreintes pour le traitement.
  • Désactivez toutes les notifications par courrier électronique pour le contact, accédez à l’onglet Contacts du client et ouvrez le contact. En bas, vous pourrez désactiver les notifications par courrier électronique.

Informez les membres de votre personnel des étapes que vous avez suivies pour restreindre les données et de la manière dont ils peuvent savoir si les données sont limitées au traitement.

Consentement

Si vous collectez le consentement à des fins de marketing, vous devrez obtenir le consentement de l’utilisateur à partir d’un formulaire d’adhésion distinct. Ce consentement ne peut pas être inclus dans les conditions d’utilisation.

Les formulaires de consentement proposés par Proxy CRM donneront aux utilisateurs un moyen simple et facile de donner et de retirer leur consentement en même temps sans avoir besoin de vous contacter. Une partie très importante du concept de RGPD pour le consentement est que les cases de consentement ne peuvent pas être cochées. pré-vérifié quel Proxy CRM le respecte.

Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas mélanger plusieurs consentements en un seul, vous devez les séparer et l’utilisateur doit donner son consentement pour chacun d’eux séparément.

Dans l’onglet Consentement , vous pouvez ajouter un nombre illimité d’ objectifs de consentement .

Proxy CRM stockera des informations sur le moment où le consentement est donné, l’adresse IP et le but du consentement, même si le consentement est ajouté manuellement à partir de la zone d’administration, le nom du personnel sera stocké et le personnel pourra ajouter des informations supplémentaires sur la manière dont le consentement est donné. donné par le contact.

URL de consentement

Chaque contact et chaque chef de file aura une URL de consentement unique, où ils peuvent vous donner ou retirer leur consentement quand ils le souhaitent.

Pour les contacts , l’URL publique de consentement se trouve dans le profil client sous l’onglet Contacts. Pour chaque contact, vous pouvez cliquer sur Afficher l’URL du consentement.

Pour les leads , l’URL publique de consentement se trouve dans le modal lead sous l’onglet RGPD.

Une fois le consentement activé, vous pourrez inclure l’URL de consentement pour les contacts et les contacts dans les modèles d’e-mail . Un nouveau champ de fusion sera disponible dans Configuration-> Modèles d’e-mail.

Conformité aux champs personnalisés du RGPD

Les champs personnalisés dans Proxy CRM vous permettent de créer vos propres champs personnalisés afin de stocker et de collecter plus de données. À l’entrée en vigueur de RGPD, vous voudrez peut-être repenser la façon dont vous utiliserez les données de champs personnalisés que vous stockez. et comment vous allez gérer les champs personnalisés dans Proxy CRM.

Nous vous recommandons d’ajouter uniquement les champs personnalisés dont vous avez réellement besoin et de les rendre également visibles pour la zone clients. Dans ce cas, les contacts pourront voir les données que vous stockez à leur sujet et les mettre à jour.

N’oubliez pas que lorsque vous contactez les données exportées, seuls les champs personnalisés cochés pour être visibles dans la zone clients seront inclus au format JSON, comme pour les pistes dans Configuration-> RGPD-> Le droit d’accès / droit de rectification vous-même. peut vouloir afficher les champs personnalisés principaux dans un formulaire public et permettre également l’exportation des champs personnalisés dans Droit à la portabilité des données.

 

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Thierry

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